Mitarbeiterportal entwickeln lassen: Self-Service für Dein Team
Urlaubsanträge per Papierformular, Gehaltsabrechnungen per Hauspost, Onboarding per Excel-Checkliste — das kostet HR-Abteilungen Stunden pro Woche. Ein Mitarbeiterportal digitalisiert diese Prozesse: Mitarbeiter erledigen alles selbst, HR hat weniger Verwaltung und mehr Zeit für strategische Arbeit. In diesem Ratgeber erfährst Du, welche Funktionen sinnvoll sind, was es kostet und wann ein individuelles Portal besser ist als Personio.
Mitarbeiterportal vs. Intranet
| Kriterium | Mitarbeiterportal | Intranet |
|---|---|---|
| Fokus | HR-Prozesse & Self-Service | Kommunikation & Wissen |
| Funktionen | Urlaub, Gehalt, Zeiterfassung | News, Wiki, Dokumente |
| Entscheider | HR-Leitung | GF / IT |
| Praxis | Oft kombiniert in einer Plattform | |
Funktionen eines Mitarbeiterportals
Digitale Personalakte
Verträge, Zeugnisse, Bescheinigungen zentral. Rollenbasierter Zugriff, DSGVO-konform mit automatischen Löschfristen.
Urlaubsanträge & Abwesenheiten
Online beantragen, per Klick genehmigen, Kalender automatisch aktualisiert, Resturlaub in Echtzeit. Spart 90 % Verwaltungszeit.
Gehaltsabrechnungen
Monatlich automatisch bereitgestellt. Mitarbeiter laden PDFs selbst herunter — keine Rückfragen.
Zeiterfassung
Arbeitszeit digital erfassen per Browser, App oder Terminal. Überstundenberechnung, Schichtplanung, Export an Lohnbuchhaltung.
Onboarding-Workflows
Automatische Checklisten für neue Mitarbeiter: IT-Zugänge, Dokumente, Schulungen. Nichts wird vergessen.
Schulungen & Weiterbildung
Schulungen einsehen, anmelden, Zertifikate hochladen. HR sieht Qualifikationsstand des Teams.
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Was kostet ein Mitarbeiterportal?
| Umfang | Kosten | Dauer | Funktionen |
|---|---|---|---|
| MVP | 15.000 – 30.000 EUR | 6 – 10 Wochen | Personalakte, Urlaub, Dokumente |
| Standard | 30.000 – 50.000 EUR | 2 – 4 Monate | + Zeiterfassung, Onboarding, Reporting |
| Umfassend | 50.000 – 70.000+ EUR | 4 – 6 Monate | + Intranet, Schulungen, ERP |
| Laufend | 500 – 2.000 EUR/Monat | fortlaufend | Hosting, Wartung, Support |
Kosten: Kostenratgeber. MVP: MVP-Ratgeber.
Personio oder Individualsoftware?
| Kriterium | Standard (Personio) | Individualsoftware |
|---|---|---|
| Kosten | 5 – 15 EUR/MA/Monat | 15.000 – 70.000+ EUR |
| Anpassbarkeit | Konfigurierbar | 100 % maßgeschneidert |
| Integration | Standard-APIs | Jedes System |
| Ideal für | KMU mit Standard-HR | Komplexe Prozesse, Industrie |
Vergleich: Individualsoftware vs. Standardsoftware.
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- 70 – 90 % weniger Papier: Alles digital
- 50 % weniger HR-Rückfragen: Mitarbeiter finden Infos selbst
- Onboarding in 50 % der Zeit: Automatische Checklisten
- DSGVO automatisiert: Löschfristen, Audit-Trail
- Aktuelle Stammdaten: Mitarbeiter pflegen selbst
Digitalisierung: Geschäftsprozesse digitalisieren. DMS: DMS entwickeln. DSGVO: DSGVO Anforderungen.
Häufig gestellte Fragen
Was kostet ein Mitarbeiterportal?
MVP: 15.000 – 30.000 EUR. Standard: 30.000 – 50.000 EUR. Umfassend: 50.000 – 70.000+ EUR. Laufend: 500 – 2.000 EUR/Monat.
Mitarbeiterportal oder Intranet?
Mitarbeiterportal für HR-Self-Service. Intranet für Kommunikation. In der Praxis oft kombiniert.
Welche Funktionen sind wichtig?
Personalakte, Urlaubsanträge, Gehaltsabrechnungen, Zeiterfassung, Onboarding und Schulungen.
Personio oder individuell?
Personio für Standard-HR bei KMU. Individualsoftware bei Branchen-Logik, Schichtmodellen oder ERP-Integration.
Wie lange dauert die Entwicklung?
MVP: 6 – 10 Wochen. Standard: 2 – 4 Monate. Umfassend: 4 – 6 Monate.
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Über den Autor: Dieser Artikel wurde vom Team der IT Studio Rech GmbH verfasst. Wir entwickeln Mitarbeiterportale und HR-Lösungen für den deutschen Mittelstand. Standort: Würzburg, Deutschland.
